コピー機の選択方法

コピー機の導入方法について、それぞれのメリット・デメリットを理解したら、どのコピー機を購入すればよいか、選択方法を考えてみましょう。コピー機の価格とは、印刷速度で決まります。1分間に何枚印刷することができるか、そのスピードが速ければ高い商品となり、スピードが遅い商品は、比較的安くなっています。では、速ければ会社にとって最もお勧めのコピー機かといえば、一概にそうとは言えず、会社毎に適したコピー機は異なってきます。では、その基準はどこで決まるのでしょうか。それは、「月間出力枚数」から考えると良いでしょう

月間出力枚数とは、ひと月に会社が印刷をする枚数のことです。その数値が高い会社の場合は、印刷速度が速いコピー機を選び、少ない会社は遅くても十分に機能を果たすことになります。さほど印刷速度を必要としない会社にとって、高額なハイスペックなコピー機を導入してしまうと、かえって持て余し、オーバースペックとなって、知らずに高い買い物をしてしまっていたことになります。逆に、毎月大量に出力する会社が、安さに惹かれて速度の遅いコピー機を導入した場合、業務に影響が出てしまうことになります。どの商品が良いかは、月間出力枚数を算出して考えるようにしましょう。

それぞれの特徴とは

コピー機をリース契約した場合、初期費用はほとんどかかりません。また、リース代は経費として処理できる為、財務面の処理が簡略化されます。加えて、コピー機を導入するにあたり、本来自社でするべき諸手続きを、全てリース会社がしてくれますので、事務的にも負担が軽減されます。しかしながら、月々に支払う代金には、手数料や保険料、金利、保守サービス代等、いろいろな代金が上乗せされますので、契約期間中払い続けた場合の総額が、購入よりも高くなります。

そして、その契約は、基本的に途中解約ができません。リース契約とは、リース会社からお金を借りるという取引になりますので、当初の取引額全額を返済していくという考え方で捉えると分かりやすいでしょう。

コピー機を購入して導入するのであれば、初期費用はどうしても高額になってしまいます。ただし、長期的トータルコストで考えると割安であり、コピー機の所有権は自社にある為、資産として計上できます。また、自由に管理ができますので、買い取りや買い替えをしたくなった場合には、好きな時に行うことができます。新品購入をした場合、品質は良いものになりますので、保守サービスはそれほど必要がなく、安くおさえることもメリットになります。

購入とリースの違い

コピー機を購入する場合、まず初期費用が最も高い導入方法になります。ただし、新品ですので高品質で、購入後に必要になる経費は消耗品代とランニングコストのみ、しかもメンテナンスがあまりかからない為、安心して使うことができます。安く購入したい場合には、中古品を購入するという方法もあります。こちらも新品同様の商品が出回っている可能性もありますので、新品購入は厳しいという方には大変お勧めの導入方法です。

また、コピー機の導入方法として、「リース契約」という言葉を耳にしたことがある方は多いと思います。しかしながら、実際それがどういう契約か、どのようなメリットがあるのかは、ほとんどの方がご存知ではないように思います。リース契約とは、コピー機のメーカーとの間に入って仲介役をしてくれるリース会社との契約によって、コピー機を導入する方法になります。つまり、事業主の方の代理としてリース会社がメーカーから商品を購入し、リース会社から「借りる」形で、毎月リース代を支払う形態です。この場合、会社の大きなメリットは初期費用をほとんど考える必要がない点にあります。それだけを聞くと全ての会社がリース契約を利用すればいいと思ってしまいますが、やはりデメリットもあります。

コピー機導入について

コピー機はオフィスにはなくてはならない存在です。コピーはもちろん、FAXやスキャナ、データ送信、データ保存の他にも、便利な機能がついており、仕事の効率を上げてくれます。そんなコピー機の導入について、どのような方法で導入するべきかお悩みの方も多くおられることでしょう。コピー機の選択をコピー機等のオフィス機器導入方法について、メリットやデメリットを考えながら、オフィスの業務に最も適した方法は何か、判断できるようにしておきましょう。

コピー機の導入方法は、通常、リース契約をする方法、新品・中古品の購入(買い取り)、またはレンタルをする方法が用いられます。初期費用をほとんどかけたくないという場合には、リース契約をする導入方法を利用することが多く、契約した期間中、毎月一定額を支払い続けることになります。または、自社の持ち物にしたい場合には、購入して導入することになり、こちらは初期費用はかかりますが、後にかかってくる費用はランニングコストのみを考えることになります。

それぞれ、会社にとってメリットとデメリットがありますので、会社によって適した方法は異なってきます。自分の会社にとって、どの方法が良いのかは、ご自身できちんと判断しなければいけません。その為にも、リース契約や購入をすることのメリットとは、リースと購入の大きな違いとは何か、しっかりと理解しておきましょう。

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